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Datenschutzerklärung

Stand: 24. Juli 2026

Wir freuen uns, dass du die App „Clubtrail” und unsere Website clubtrail.app nutzt. Der Schutz deiner personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Im Folgenden informieren wir dich darüber, welche Daten wir bei der Nutzung von App und Website verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Pascal-Leon Uffmann, Clubtrail, Vilsendorfer Str. 298, 33739 Bielefeld, Deutschland. E-Mail: [email protected], Telefon: +49 176 84601637.

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, da hierzu keine gesetzliche Pflicht besteht. Bei Fragen zum Datenschutz erreichst du uns jederzeit unter den oben genannten Kontaktdaten.

2. Allgemeine Hinweise

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für eine funktionsfähige App sowie für die jeweils beschriebenen Zwecke erforderlich ist, und im Einklang mit der DSGVO und dem deutschen Datenschutzrecht.

Die Rechtsgrundlagen der Verarbeitung ergeben sich aus Art. 6 DSGVO:

Die Übertragung von Daten in der App erfolgt verschlüsselt über TLS.

3. Deine Rechte als betroffene Person

Dir stehen gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich deiner personenbezogenen Daten zu:

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f) verarbeiten, hast du das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine Nachricht an [email protected]. Viele Angaben kannst du außerdem direkt in der App verwalten; dein Konto kannst du jederzeit selbst vollständig löschen.

Zuständige Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf. Du kannst dich auch an die Aufsichtsbehörde deines üblichen Aufenthaltsorts wenden.

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Bereitstellung von App und Website setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag und weisungsgebunden verarbeiten (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Mit den genannten Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge bzw. gelten deren im Rahmen der Dienstnutzung einbezogene Standardvertragsbedingungen zur Auftragsverarbeitung.

Bei der Entwicklung und Pflege von App, Website und Admin-Bereich setzen wir außerdem KI-gestützte Werkzeuge ein, die dabei bewusst nicht mit deinen personenbezogenen Daten in Berührung kommen (siehe Ziffer 6.15) und deshalb hier nicht als Auftragsverarbeiter gelistet sind.

Für unsere Instagram-Seite (siehe Ziffer 6.18) sind wir hinsichtlich der Auswertung der Seiten-Insights gemeinsam mit Meta Platforms Ireland Limited (Irland) verantwortlich im Sinne von Art. 26 DSGVO; Meta ist insofern kein Auftragsverarbeiter.

Darüber hinaus greifen wir als Betreiber zu Verwaltungs-, Moderations- und Überwachungszwecken auf die gespeicherten Daten zu.

5. Datenübermittlung in Drittländer

Soweit Daten an Empfänger in einem Drittland außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden (insbesondere an Anbieter mit Sitz in den USA oder in Singapur), erfolgt dies auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) und, soweit einschlägig, ergänzender Garantien. Die Speicherung der Datenbank- und Profildaten erfolgt ausdrücklich in der EU (Frankfurt am Main).

6. Verarbeitungen im Einzelnen

6.1 Bereitstellung der App und technische Protokolldaten

Bei der Nutzung der App verarbeitet unser Backend-Dienstleister technisch notwendige Daten (z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, abgerufene Funktion), um die App bereitzustellen, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und Missbrauch zu erkennen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f). Diese Daten werden nur kurzfristig gespeichert.

6.2 Bezug der App über einen App Store

Beim Herunterladen der App werden erforderliche Informationen an den jeweiligen App Store (Apple, künftig Google) übertragen, insbesondere Nutzerkennung, E-Mail-Adresse, Zeitpunkt des Downloads und Gerätekennung. Auf diese Verarbeitung haben wir keinen Einfluss; verantwortlich ist der jeweilige Store-Betreiber.

6.3 Registrierung und Nutzerkonto

Für die Nutzung der App legst du ein Nutzerkonto an, entweder mit E-Mail-Adresse und einem von dir gewählten Passwort (verschlüsselt gespeichert) oder über „Sign in with Apple” bzw. den Google-Login. Zur Bestätigung deiner E-Mail-Adresse versenden wir bei der klassischen Registrierung eine Bestätigungs-E-Mail. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Nutzungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b). Die Daten werden gespeichert, solange dein Konto besteht.

Anmeldung über Apple oder Google. Meldest du dich über Apple oder Google an, erhalten wir von diesen Anbietern eine Anmeldebestätigung sowie in der Regel deine E-Mail-Adresse (bei Apple ggf. eine von Apple bereitgestellte private Weiterleitungsadresse, wenn du dich für „E-Mail verbergen” entscheidest); diese landet in unserer Nutzerverwaltung (auth.users). Vor- und Nachname sowie dein Geburtsdatum fragen wir unabhängig vom gewählten Anmeldeweg zusätzlich selbst in der App ab (siehe Ziffer 6.4) — wir übernehmen sie nicht automatisiert aus deinem Apple- oder Google-Konto. Verantwortlich für die eigentliche Authentifizierung ist der jeweilige Anbieter (Apple Inc. bzw. Google LLC); es gilt zusätzlich dessen eigene Datenschutzerklärung. Für den Google-Login gilt außerdem die Google API Services User Data Policy. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Nutzungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b).

6.4 Profil

In deinem Profil verarbeiten wir deinen Vor- und Nachnamen, dein Geburtsdatum sowie ein optionales Profilbild. Das Geburtsdatum dient der Prüfung des Mindestalters (siehe Ziffer 9). Dein Profilbild wird in einem nicht-öffentlichen Speicherbereich abgelegt und nur über kurzlebige, signierte Adressen an angemeldete Nutzer ausgeliefert. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Nutzungsverhältnisses und unser berechtigtes Interesse an einer nutzbaren Profilfunktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f). Die Angaben kannst du jederzeit in der App ändern.

6.5 Soziale Funktionen (Teilnahmen, Favoriten, Crews)

Wenn du angibst, dass du zu einem Event gehst, Inhalte favorisierst oder dich einer „Crew” (Gruppe zum gemeinsamen Ausgehen) anschließt, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Daten (z. B. Event-Teilnahmen, Favoriten, Crew-Mitgliedschaften). Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Nutzungsverhältnisses und unser berechtigtes Interesse an der Bereitstellung dieser Funktionen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f).

6.6 Crew-Chat

Innerhalb einer Crew kannst du mit den anderen Mitgliedern Textnachrichten austauschen. Wir verarbeiten dabei den Nachrichteninhalt, die Absenderkennung und den Zeitstempel. Die Nachrichten sind ausschließlich für die Mitglieder der jeweiligen Crew sichtbar. Eine Crew und ihr gesamter Chatverlauf werden automatisch spätestens 18 Stunden nach Erstellung der Crew gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Bereitstellung der Gruppenkommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f).

6.7 Push-Benachrichtigungen

Mit deiner Einwilligung senden wir dir Push-Benachrichtigungen (z. B. zu neuen Crew-Nachrichten oder Event-Erinnerungen). Hierfür verarbeiten wir ein Push-Token sowie die Plattform deines Geräts. Der Versand erfolgt über die Expo Push API; die technische Zustellung übernimmt Apple (APNs) bzw. bei der Android-Version Google (Firebase Cloud Messaging). Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a). Du kannst die Benachrichtigungen jederzeit in den Einstellungen der App oder deines Betriebssystems deaktivieren.

6.8 Standort, Karte und Geofencing

Mit deiner Einwilligung nutzt die App deinen Standort, um Clubs in deiner Nähe und auf einer Karte anzuzeigen und um dich, wenn du dich im Bereich eines Clubs befindest, dezent nach Wartezeit oder Auslastung zu fragen. Deine Standortkoordinaten werden ausschließlich lokal auf deinem Gerät verarbeitet und nicht an uns übertragen oder bei uns gespeichert. Die Kartendarstellung erfolgt über Apple Maps (iOS) bzw. künftig Google Maps (Android); dabei kann der Kartenanbieter technische Daten verarbeiten. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a). Du kannst die Standortfreigabe jederzeit in der App oder in den Einstellungen deines Betriebssystems widerrufen.

6.9 Live-Statusmeldungen

Nutzer können strukturierte Live-Meldungen zu Clubs abgeben (z. B. Auslastung, Wartezeit, Stimmung). Diese Meldungen werden anonym und ohne Bezug zu deinem Nutzerkonto gespeichert und nur als Schätzwerte angezeigt. Ein Personenbezug entsteht hierbei nicht.

6.10 Melden und Blockieren

Du kannst andere Nutzer oder Inhalte melden und Nutzer blockieren. Wir verarbeiten dabei die zur Bearbeitung erforderlichen Daten (z. B. meldende und gemeldete Kennung, Meldegrund). Dies dient dem Schutz vor Missbrauch und der Sicherheit der Community. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse sowie die Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. f und c).

6.11 Versand von Konto-E-Mails

Zum Versand von Bestätigungs- und Passwort-Zurücksetzen-E-Mails nutzen wir den Dienst mailbox.org (Heinlein Hosting GmbH, Deutschland). Verarbeitet wird deine E-Mail-Adresse. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Nutzungsverhältnisses und unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Anmeldevorgang (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f).

6.12 Kontaktaufnahme

Wenn du uns per E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir deine Angaben zur Bearbeitung deines Anliegens. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) bzw. die Durchführung vorvertraglicher oder vertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b). Die Daten werden gelöscht, sobald dein Anliegen abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6.13 Löschung des Kontos

Du kannst dein Konto jederzeit in der App vollständig löschen. Dabei werden deine zugehörigen Daten serverseitig gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

6.14 Hosting der Website und des Admin-Bereichs, Server-Protokolle

Zur Bereitstellung unserer Website (clubtrail.app) und des Admin-Bereichs (admin.clubtrail.app) setzen wir einen eigenen, bei der netcup GmbH (Deutschland/EU) angemieteten Server ein; die Auslieferung erfolgt über einen eigenen Reverse-Proxy (Caddy). Vorgeschaltet ist zusätzlich Cloudflare als Content-Delivery-Network mit Zugriffs- und DDoS-Schutz (siehe Ziffer 4); der Admin-Bereich ist zusätzlich durch eine eigene Zugriffskontrolle (Cloudflare Access) abgesichert, sodass er nicht öffentlich ohne Anmeldung erreichbar ist. Dabei werden technisch erforderliche Server- und Zugriffsprotokolle verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene URL, HTTP-Methode, Statuscode und übermittelte Header. Die Verarbeitung dient der sicheren und stabilen Bereitstellung von Website und Admin-Bereich, der Fehleranalyse und der Missbrauchserkennung. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Normale Server- und Reverse-Proxy-Protokolle werden automatisch rotiert und nach spätestens 14 Tagen gelöscht; gesondert gesicherte Sicherheits-/Incident-Auszüge werden nur solange aufbewahrt, wie der konkrete Vorfall bearbeitet wird, höchstens regelmäßig 30 Tage.

6.15 KI-gestützte Werkzeuge bei Entwicklung und Betrieb

Bei der Entwicklung und Pflege von App, Website und Admin-Bereich nutzen wir KI-gestützte Werkzeuge (Claude von Anthropic, ChatGPT/Codex von OpenAI) über reguläre Einzel-Abonnements. Es handelt sich dabei nicht um API-Zugänge mit gesondertem Auftragsverarbeitungsvertrag, sondern um dieselben Zugänge, die auch privat nutzbar sind. Damit trotzdem kein Auftragsverarbeitungsverhältnis im Sinne von Art. 28 DSGVO entsteht, gilt bei uns die feste interne Regel, diesen Werkzeugen keine echten personenbezogenen Nutzerdaten zugänglich zu machen: Softwareentwicklung und Fehleranalyse erfolgen anhand von Code, Konfiguration, Schemata und synthetischen Testdaten, nicht anhand echter Nutzerdatensätze. Auch bei der Unterstützung zur Beantwortung deiner Anfragen geben wir deinen Nachrichteninhalt oder andere personenbezogene Daten aus deiner Anfrage nicht in diese Werkzeuge ein. Eine automatisierte Entscheidung über dich im Sinne von Ziffer 10 findet ohnehin nicht statt. Rechtsgrundlage, soweit im Einzelfall dennoch ein Bezug zu allgemeinen technischen Angaben (z. B. Code oder Fehlermeldungen ohne Personenbezug) entsteht, ist unser berechtigtes Interesse an einer effizienten und sicheren Entwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

6.16 Reichweitenmessung der Website (Umami)

Für unsere Website (clubtrail.app, erreichbar unter der technischen Subdomain stats.clubtrail.app) nutzen wir die Open-Source-Software Umami zur Reichweitenmessung. Umami-Anwendung und Umami-Datenbank betreiben wir selbst auf demselben, in Ziffer 6.14 genannten eigenen Server (netcup, Deutschland/EU) — Umami selbst ist damit kein externer Auftragsverarbeiter. Vorgeschaltet ist wie bei unserer übrigen Website Cloudflare als Content-Delivery-Network (siehe Ziffer 4); auf dieser Transportebene sieht Cloudflare technische Verbindungsdaten (insbesondere die IP-Adresse) der aufrufenden Geräte. Umami selbst setzt keine Cookies und keine sonstigen dauerhaften Kennungen auf deinem Gerät und speichert keine IP-Adressen dauerhaft. Zur Zählung eindeutiger Besucher bildet Umami aus technischen Merkmalen wie Website-ID, Hostname und Browserkennung (User-Agent) einen Hashwert mit einem regelmäßig rotierenden Salt (nach Umami-Dokumentation aktuell monatlich für die Besucher-Kennung und stündlich für einzelne Besuche); eine Wiedererkennung über längere Zeiträume oder über mehrere Websites hinweg ist damit nicht möglich. Gespeichert werden aggregierte Statistikdaten wie Seitenaufrufe, ungefähres Herkunftsland, verweisende Website, Gerätetyp und Browser. Umami-Rohdaten werden technisch auf höchstens 13 Monate begrenzt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer datensparsamen, anonymisierten Reichweitenmessung unserer Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die App selbst ist von dieser Reichweitenmessung nicht betroffen.

6.17 Crash-/Fehler-Reporting der App (Sentry)

Um technische Fehler und Abstürze der App zu erkennen und zu beheben, setzen wir den Dienst Sentry von Functional Software, Inc. d/b/a Sentry (USA) ein. Bei einem Fehler oder Absturz werden automatisch ein Absturzprotokoll (Stack-Trace) sowie technische Geräte- und App-Metadaten (z. B. Betriebssystemversion, Gerätemodell, App-Version) und eine anonyme Sitzungskennung an Sentry übertragen. Die standardmäßige Übertragung der IP-Adresse und weiterer personenbezogener Zusatzdaten ist in unserer Sentry-Einbindung bewusst deaktiviert; eine Zuordnung zu deinem Nutzerkonto findet nicht statt. Wir haben bei der Einrichtung die EU-Datenresidenz (Deutschland) gewählt; eine Verarbeitung außerhalb der EU (insbesondere in den USA, etwa für Support oder Wartung) ist über EU-Standardvertragsklauseln (2021/914) sowie das UK-Addendum bzw. das EU-US Data Privacy Framework abgesichert. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer funktionierenden, stabilen App (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sentry löscht die Daten nach unserer aktuellen Tarifstufe automatisch nach 30 Tagen.

6.18 Instagram-Seite (Meta Page Insights)

Wir betreiben eine Instagram-Seite (instagram.com/clubtrail.app) zur redaktionellen Außendarstellung von Clubtrail. Besuchst oder interagierst du mit dieser Seite, verarbeitet Meta Platforms Ireland Limited (4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland) dabei Daten nach eigenen Bedingungen und stellt uns hieraus aggregierte, anonymisierte Nutzungsstatistiken („Insights”) zur Verfügung, z. B. Reichweite und Interaktionen unserer Beiträge. Für die Verarbeitung dieser Insights-Daten sind wir gemeinsam mit Meta verantwortlich (Art. 26 DSGVO); über die Aufteilung der Pflichten und deine Rechte informiert Meta unter facebook.com/legal/terms/information_about_page_insights_data. Du kannst deine Rechte wahlweise gegenüber uns oder gegenüber Meta geltend machen; wendest du dich an uns, leiten wir deine Anfrage bei Bedarf an Meta weiter. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an einer wirksamen Außendarstellung. Eine Übermittlung an Meta in die USA erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln bzw. des EU-US Data Privacy Framework.

7. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es vorschreiben. Daten, die wir auf Grundlage einer Einwilligung verarbeiten, speichern wir bis zu deren Widerruf. Mit der Löschung deines Kontos werden die zugehörigen Daten serverseitig gelöscht (siehe Ziffer 6.13). Zusätzlich gelten folgende automatisch technisch durchgesetzte Fristen:

8. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um deine Daten zu schützen, unter anderem TLS-Verschlüsselung der Datenübertragung, Zugriffsbeschränkungen auf Datenbankebene (Row Level Security) sowie eine Beschränkung des Zugriffs auf das Notwendige.

9. Minderjährige

Die App richtet sich an Personen ab 16 Jahren. Personen unter 16 Jahren dürfen die App nicht nutzen. Zur Prüfung des Mindestalters erheben wir das Geburtsdatum. Wir verarbeiten nicht wissentlich Daten von Personen unter 16 Jahren.

10. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage, unsere Funktionen oder die Datenverarbeitung ändern. Es gilt die jeweils in der App abrufbare aktuelle Fassung.